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Publié le 26 - 03 - 2020

    A part la visio-conférence...

    Vos questions, nos réponses

    En dehors de la visio-conférence, est-il possible de recourir à d’autres outils numériques pour organiser des réunions ? [Mis en ligne 14/04/20]

    Le Gouvernement encourage plus que jamais le recours à des outils numériques pour les réunions convoquées pendant la période d’état d’urgence sanitaire. 

    Ainsi, de façon temporaire et dérogatoire, et après en avoir informé les membres, l’employeur peut recourir pour l’ensemble des réunions de toutes les instances représentatives régies par le Code du travail à :  

    • la conférence téléphonique ; 

    • la messagerie instantanée, à titre subsidiaire uniquement. 

    ATTENTION 

    Le recours à la messagerie instantanée n’est autorisé uniquement : 

    • en cas d’impossibilité de recourir à la visio-conférence ou la conférence téléphonique ; 

      OU 

    • lorsqu’un accord d’entreprise le prévoit. 

    Dans le contexte d’état d’urgence sanitaire, ces mesures temporaires et dérogatoires présentent le double avantage d’assurer la continuité du fonctionnement des instances, et notamment de permettre leur consultation sur les décisions de l’employeur induites par la crise sanitaire, tout en respectant la mesure de confinement. 

    Un décret a fixé les modalités dans lesquelles se déroulent les réunions tenues en conférence téléphonique et par messagerie instantanée. Ces règles ne valent que pour les réunions convoquées pendant la période de l’état d’urgence sanitaire. 

    Les modalités de recours à la conférence téléphonique : 

    Le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l’identification des membres de l’instance représentative du personnel qui se réunit, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son des délibérations.  

    Ce dispositif ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance.  

    Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote mis en œuvre doit répondre aux mêmes conditions que celles prévues par le Code du travail pour la visioconférence. 

    Le président de l’instance informe ses membres de la tenue de la réunion en conférence téléphonique. Cette information est réalisée selon les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance.  

    La réunion se déroule conformément aux étapes suivantes : 

    • L'engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l'ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions prévues ; 

    • Le vote a lieu de manière simultanée. À cette fin, les participants disposent d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l’instance.

    Les modalités de recours à la messagerie instantanée 

    Le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l’identification des membres de l’instance représentative du personnel qui se réunit, ainsi que leur participation effective en assurant la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations.  

    Ce dispositif ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance.  

    Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote mis en œuvre doit répondre aux mêmes conditions que celles prévues par le Code du travail pour la visioconférence. 

    Le président de l’instance informe ses membres de la tenue de la réunion par messagerie instantanée et précise la date et l’heure de son début ainsi que la date et l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance.  

    La réunion se déroule conformément aux étapes suivantes : 

    • L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions prévues par ce décret ; 

    • Les débats sont clos par un message du président de l’instance, qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée pour la clôture de la délibération ;  

    • Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l’instance ; 

    • Au terme du délai fixé pour l’expression des votes, le président de l’instance en adresse les résultats à l’ensemble de ses membres.